Sikeres pályázat után szükséges adminisztratív lépések 

Az Erasmus utak adminisztrációjával kapcsolatos információk és formanyomtatványok a következő helyeken érhetők el:

• ETR Erasmus felületén
•  ELTE központi Erasmus honlap: www.elte.hu/erasmus/hallgmob

I.  A kiutazás előkészítése

Kiutazás előtt a ELTE-n és a célegyetemen egyaránt le kell adni dokumentumokat.

Külföldi célegyetem felé elvégzendő adminisztráció:

• a külföldi célegyetem honlapján meg kell nézni, mi a jelentkezés határideje, hogyan kell jelentkezni, milyen aláírások és dokumentumok szükségesek
• kollégiumi szállásra jelentkezés módja, határideje
• jelentkezési anyagok összeállítása, elküldése a célegyetemre, kollégiumba
• mindenképpen visszajelzést kell kérni, hogy a jelentkezéseteket elfogadták-e, biztosítják-e a szállást

Rendkívül fontos a határidők betartása!

ELTE-n elvégzendő adminisztráció

Tudományos és Nemzetközi Kapcsolatok Csoportjánál (TNKCS)leadandók (ELTE IK, 2.317-es szobában):

• Learning agreement (tanulmányi szerződés): a kapcsolatért felelős koordinátorral egyeztetni kell a célegyetemen felvenni kívánt tárgyakat. Előre tisztázni kell, melyik tárgyat lehet beszámítani az ELTE-s tanulmányokba. A Kari Kreditátviteli Bizottság elnőke Nagy Sára tanárnő, vele kell egyeztetni a beszámítást, még kiutazás előtt! Kiutazás előtt mindkét egyetem (ELTE és a célegyetem) aláírásának és pecsétjének már szerepelnie kell a szerződésen. Az ösztöndíj első részlete (90%) utalásának feltétele a mindhárom fél által aláírt learning agreement. FIGYELEM! Az itthoni eredeti aláírásos learning agreementet mindenki vigye magával, mert a kiutazás végén minden aláírás eredtiben kell a papíron!
• Európai Egészségbiztosítási kártya fénymásolata (mindkét oldala!) 2 példányban (EU kék kártya, a A Kártya bármely kormányhivatalnál igényelhető és kiadása térítésmentes, kivéve azon eseteket, ha megsemmisül, megrongálódik, elvész, vagy ellopják.
• OLS teszt eredményéről kinyomtatott igazolás!
• Erasmus támogatási szerződés 4 példányban. A szerződést a hallgatók közvetlenül a Nemzetközi Irodától (Szerb utca) kapják meg e-mailen. Csak a hallgatónak kell leadás előtt a támogatási szerződés 4 példányát aláírnia, a többi aláírást a TNKCS szerzi meg. Aláírás után egy példányt a hallgató visszakap.
• Aktív hallgatói jogviszony igazolása (TO-s igazolás, vagy a Neptun Regisztráció felületéről kinyomtatott oldal, amiben szerepel, hogy a kiutazás félévére regisztrált, aktív a jogviszonya).

Annak érdekében, hogy időben megtörténjen az ösztöndíj utalása, ezt az 5 dokumentumot a kiutazás előtt legalább 3 héttel le kell adni.

Tanulmányi Osztálynál elintézendők

• regisztrálni kell a külföldi részképzés félévére (mindkét egyetemen aktív hallgatói jogviszonnyal kell rendelkezni)
• le kell adni egy kérelem formanyomtatványt, amin bejelentitek, hogy a az adott tanév őszi/tavaszi félévében Erasmus részképzésen vesztek részt.

Jelentkezés Intenzív nyelvi kurzuson való részvételre: igény szerint, információk a www.elte.hu/erasmus/hallgamob oldalon olvashatók.

Kiegészítő támogatások megpályázása: igény szerint, információk a www.elte.hu/erasmus/hallgamob illetve a HÖK honlapján olvashatók) 

II. Kiutazás után

A célegyetem el kell végezni a regisztrációt. A célegyetem tanulmányi osztályán ki kell töltetni a Certificate of registration (beiratkozási igazolás) c. formanyomtatványt, és azt a formanyomtatványon olvasható fax számra el kell küldeni. Az ösztöndíj második felét csak a Certificate of registration megérkezése után kapják meg a hallgatók. 

Amennyiben kiutazás után változás következik be a tanulmányi szerződésben, azt egyből jelezni kell. A változtatást egyeztetni kell a célegyetemmel és az ELTE –n a kapcsolatért felelős koordinátorral. Ki kell tölteni a Changes to the propsed learning agreement c. formanyomtatványt (tanulmányi szerződés módosítása) és a learning agreementhez hasonlóan jóvá kell hagyatni mindkét koordinátorral. A formanyomtatványt a Tudományos és Nemzetközi Kapcsolatok Csoportjának kell elküldeni.

III. Hazaérkezés után

• A tanulmányút végén a kint elvégzett tanulmányokról a célegyetem teljesítésigazolást állít ki (Tarnscript of records).  A Tudományos és Nemzetközi Kapcsolatok Csoportjánál az eredeti Transcript of records fénymásolatát kell 2 példányban leadni.
• Le kell adni egy időtartam igazolást: Certificate of university attendance, ennek tartalmaznia kell a kinti tanulmányok kezdő és végdátumát. (Fontos, hoyg egyezzen a támogatási szerződésben jelzett időtartammal. Rövidebb időtartam esetén visszafizetési kötelezettség keletkezhet.)
• Le kell adni az eredeti learning agreementet minden eredeti aláírással együtt.
• A kint elvégzett tanulmányok beszámítása: Az eredeti Transcript of records formanyomtatvány alapján a Tanulmányi Osztályon le kell adni egy Tanegység elfogadási kérelmet. A formanyomtatvány elérhető az ELTE Informatikai Kar honlapján a TO részénél.
• Miután a tanegység elfogadási kérelmet a Kreditátviteli bizottság elbírálta, ki kell tölteni egy Koordinátori Igazolást, ezen fel kell tüntetni a célegyetemen megszerzett és az ELTE-n beszámított kreditek mennyiségét. Az igazolást a kapcsolatért felelős koordinátor aláírása után a Tudományos és Nemzetközi Kapcsolatok Csoportjánál kell leadni.
• Ki kell tölteni egy hallgatói beszámolót. A beszámolót a hallgató mailben kapja meg.