Sikeres pályázat után szükséges adminisztratív lépések

Az Erasmus utak adminisztrációjával kapcsolatos információk és formanyomtatványok a következő helyeken érhetők el:

• ETR Erasmus felületén
• ELTE központi Erasmus honlap: www.elte.hu/erasmus/hallgmob

I.  A kiutazás előkészítése

ELTE-n elvégzendő adminisztráció

Tudományos és Nemzetközi Kapcsolatok Csoportjánál (TNKCS)leadandók (ELTE IK, 2.409-es szobában):

• Fogadó Nyilatkozat
• Training agreement and Quality Commitment (képzési szerződés): a kapcsolatért felelős koordinátorral egyeztetni kell a fogadó intézménynél elvégzendő  tevékenységeket és feladatokat. Előre tisztázni kell, melyen formában lehet beszámítani az ELTE-s tanulmányokba. Kiutazás előtt az ELTE és a fogadó intézmény aláírásának és pecsétjének már szerepelnie kell a szerződésen.
• Egészségbiztosítási kártya fénymásolata 3 példányban (E111-es kártya, a lakhely szerint illetékes OEP irodában kell kiváltani az EU területén érvényes egészségbiztosítási kártyát, mely a fogadó országban ingyenes sürgősségi ellátásra jogosít)
• Erasmus támogatási szerződés 2 példányban. Csak a hallgatónak kell leadás előtt a támogatási szerződés 2 példányát aláírnia, a többi aláírást a TNKCS szerzi meg. Aláírás után egy példányt a hallgató visszakap.

• Aktív hallgatói jogviszony igazolása (TO-s igazolás, vagy az ETR Regisztráció felületéről kinyomtatott oldal, amiben szerepel, hogy a kiutazás félévére regisztrált, aktív a jogviszonya).

  Annak érdekében, hogy időben megtörténjen az ösztöndíj utalása, ezt a hat dokumentumot a kiutazás előtt legalább 3 héttel le kell adni.

Tanulmányi Osztálynál elintézendők

• regisztrálni kell a külföldi szakmai gyakorlat félévére
• le kell adni egy kérelem formanyomtatványt, amin bejelentitek, hogy a 2010/2011-es tanév tavaszi félévében Erasmus részképzésen vesztek részt.

Jelentkezés Intenzív nyelvi kurzuson való részvételre: igény szerint, információk a www.elte.hu/erasmus/hallgamob illetve a HÖK honlapján olvashatók)

Kiegészítő támogatások megpályázása: igény szerint, információk a www.elte.hu/erasmus/hallgamob illetve a HÖK honlapján olvashatók)

 II. Kiutazás után

Regisztrálni kell a fogadó intézménynél, ki kell töltetni a Certificate of registration for Erasmus student placement (beiratkozási igazolás) c. formanyomtatványt, és azt a formanyomtatványon olvasható fax számra el kell küldeni. Az ösztöndíj második felét csak a Certificate of registration for Erasmus student placement megérkezése után kapják meg a hallgatók.

Amennyiben kiutazás után változás következik be a tanulmányi szerződésben, azt egyből jelezni kell. A változtatást egyeztetni kell a fogadó intézménnyel és az ELTE –n a kapcsolatért felelős koordinátorral, valamint a Tudományos és Nemzetközi Kapcsolatok Csoportjának. 

III. Hazaérkezés után

• A szakmai gyakorlat végén a fogadó intézmény teljesítésigazolást állít ki (Tarnscript of Training Activity).  A Tudományos és Nemzetközi Kapcsolatok Csoportjánál az eredeti Transcript of Training Activity fénymásolatát kell 2 példányban leadni. 
•  A kint elvégzett gyakorlat beszámítása: Az eredeti Transcript of Training Activity formanyomtatvány alapján a Tanulmányi Osztályon le kell adni egy Tanegység elfogadási kérelmet. A formanyomtatvány elérhető az ELTE Informatikai Kar honlapján a TO részénél.
• Miután a tanegység elfogadási kérelmet a Kreditátviteli Bizottság elbírálta, ki kell tölteni egy Koordinátori Igazolást, ezen fel kell tüntetni a fogadó intézményben végzett gyakorlat alapján megszerzett és az ELTE-n beszámított kreditek mennyiségét. Az igazolást a kapcsolatért felelős koordinátor aláírása után a Tudományos és Nemzetközi Kapcsolatok Csoportjánál kell leadni.
• Ki kell tölteni egy hallgatói beszámolót. A beszámoló online érhető el a www.elte.hu/erasmus/hallgmob oldalon.